Optimizacija tiska je koristna za vsa podjetja, ki potrebujejo kakovostno, stroškovno učinkovito in produktivno tiskanje, kopiranje in skeniranje dokumentov, saj združuje sodobne programske rešitve, ki povečujejo učinkovitost, in različne pakete najema po meri, ki znižujejo mesečne stroške in omogočajo boljši nadzor nad stroški in porabo materiala.
Večje organizacije z bolj obremenjenimi delovnimi mesti in večjim številom pisarn, ki na dnevni ravni veliko tiskajo, kopirajo in skenirajo dokumente, potrebujejo učinkovite rešitve, zato da bi povezale vso tehnologijo, kar omogoča izmenjevanje datotek med oddelki in programi. Na drugi strani je nakup posameznega tiskalnika, multifunkcijske naprave in kopirnega stroja iz vidika stroškov neučinkovit, saj je potrebno poleg amortizacije plačevati tudi servisna popravila in kartuše.
Optimizacija tiska s programskimi rešitvami
Rešitve za povečanje učinkovitosti so na volj ov obliki različnih programskih in digitalnih rešitev, ki omogočajo učinkovito povezovanje in pridobivanje podatkov iz posameznega tiskalnika, multifunkcijske naprave in kopirnega stroja. Oprema meri porabo, število natisnjenih dokumentov in druge parametre, ki podjetjem pomagajo pri odločajo o tem, na katerih mestih postaviti naprave in drugo.
Na voljo so tudi različne programske rešitve, ki znižujejo porabo črnila pri tiskanju in kopiranju ter nadzorujejo porabo papirja, tako tehnologija samodejno izbere funkcije za čim manjšo porabo. Na primer, tako da se določen dokument avtomatično natisne obojestransko ali pa več strani na en list. Z zbiranjem podatkov se opredelijo tudi potrebe po tiskanju, kar povečuje učinkovitost.
Optimizacija tiska z najemom naprav
Nekdaj so imela podjetja v svojih osnovnih sredstvih kupljene pisarniške printerje, multifunkcijske naprave in kopirne stroje. Danes pa se v sodobnem poslovnem okolju vedno več podjetij odloča za najem naprav, saj ta storitev izdatno zmanjšuje stroške. Podjetju tako ni potrebno plačati za kartuše in prav tako ne skrbeti za ustrezno zalogo kartuš, saj vse to uredi ponudnik najema tehnologije.
Na drugi strani je eden izmed večjih stroškov tudi servis in vzdrževalna dela naprav, ki jih podjetje mora opraviti, če želi, da naprave delujejo brezhibno in imajo dolgo življenjsko dobo. Pri najemu tiskalnikov, kopirnih strojev in multifunkcijskih naprav pa stroškov z vzdrževalnim deli ni. Prav tako podjetju ni potrebno plačati za popravila strojne ali programske opreme, v primeru, če pride do napake oziroma okvare. Vse to znižuje stroške na mesečni ravni, zato podjetje pravzaprav privarčuje.
Znižanje stroškov tiskanja s paketi najema po meri
Najem naprav za tiskanje je prilagojen po meri potreb podjetja. Ravno zato je to stroškovno učinkovita rešitev, saj podjetje plača le tisto, kar zares potrebuje. Na primer, če v vseh pisarnah na mesečni ravni ustvarijo določeno število izpisov, tedaj se cena za najem prilagodi tej številki. Najemnina za uporabo naprav je določena v fiksnem znesku, zato ni skritih stroškov.
Podjetje lahko v paket za najem dodaja različne modele printerjev, multifunkcijskih naprav in kopirnih strojev, ki se med seboj razlikujejo tudi po funkcionalnostih. Optimizacija tiska je osredotočena na to, da naprave v ustreznem številu, funkcionalnostih in drugih značilnostih zadostijo vsem potrebam po tiskanju v pisarnah, hkrati pa podjetje tudi privarčuje s stroški servisov in kartuš, tako za barvno kot za črno belo printanje.
