Skeniranje dokumenta je le ena izmed funkcij, ki jih opravljajo zmogljive multifunkcijske naprave. Na isti napravi lahko delavci tudi uporabljajo funkcijo za fotokopiranje in tiskanje. Če pisarna potrebuje vse funkcije na dnevni ravni, je najbolje, da podjetje izbere multifunkcijsko napravo in ne posamezne naprave, kot je na primer skener, kopirni stroj in tiskalnik.
Izbira je odvisna tudi od potreb podjetja in obremenjenosti tiskanja. Pomembna je hitrost izpisovanja in enostavnost upravljanja s funkcijami. Multifunkcijska naprava naj ima tudi druge možnosti, kot je obojestransko tiskanje in fotokopiranje, barvno tiskanje in vzpostavljene povezave z računalniškim omrežjem v pisarnah. V zasledovanju cilja za znižanje stroškov tiska pa podjetje lahko multifunkcijsko napravo tudi najame pri ponudniku Optiprint.
Skeniranje dokumenta s povezljivostjo programske opreme
Pri funkciji skeniranja je najbolj pomembno, da ima multifunkcijska naprava zmogljivo programsko opremo, ki omogoča, da delavec lahko pošlje skeniran izpis na omizje računalnika, pri tem pa izbere tudi mapo in uporabnika računalnika. Dokument se tako le z nekaj kliki po digitalnem zaslonu pošlje na pisarniški računalnik.
Na drugi strani je programska oprema zadolžena tudi za to, da jo je mogoče povezati z LAN ali Wi-Fi omrežjem. Zato lahko delavec skeniran izpis pošlje direktno na elektronski poštni naslov prejemnika. Na digitalnem zaslonu vpiše naslov in pritisne tipko pošlji.
Tako delavcu ni potrebno izpisa najprej poslati na računalnik v pisarni in šele nato na elektronski naslov prejemnika. Za povezljivost programske in strojne opreme multifunkcijske naprave poskrbijo tehnični delavci ponudnika mesečnega najema. To storitev opravijo ob prvi namestitvi opreme.
Obojestransko in barvno skeniranje dokumenta
Ponudnik mesečnega najema multifunkcijske naprave nudi uporabnikom izbor med različnimi standardiziranimi paketi in paketi po meri, ki vključujejo različne modele multifunkcijskih naprav. Pri tem je pomembna tudi funkcionalnost, saj določeni modeli nudijo tudi izpisovanje na A3 papir, ima večjo kapaciteto predala za papir, ter nudijo barvno in obojestransko tiskanje, skeniranje in fotokopiranje.
Cena za skenirane dokumente ni določena, saj se pri tem ne porablja črnilo iz kartuš. Vendar pa je v splošnem skeniranje bolj ugodno, saj podjetje za ostale funkcije na multifunkcijski napravi, kot je printanje in kopiranje, ne porabi dodatnih stroškov. Cena za barvne izpise je enaki ceni za črno bele izpise, kartuša s tonerjem pa je vključena v ceno fiksne mesečne najemnine. Ponudnik najema zamenja kartušo oziroma jo napolni z novim črnilom, ko je to potrebno.
Optimizacija tiska z brezplačnimi servisi
Velika prednost mesečnega najema multifunkcijske naprave je v tem, da podjetje izdatno zniža stroške, saj je v fiksno ceno mesečne najemnine zajeta tako tehnična kot servisna podpora. To velja tudi za najem pisarniških tiskalnikov in kopirnih strojev. Če se na napravi pojavi napaka, podjetje to sporoči ponudniku, ta pa v podjetje še v istem ali naslednjem delovnem dnevu pošlje serviserje na terenu.
Če popravilo napake traja dlje časa, podjetje dobi nadomestno multifunkcijsko napravo za kopiranje, tiskanje in skeniranje dokumenta. Če je na napravi potrebno zamenjati kakšen rezervni del, le-tega podjetju ni potrebno plačati, saj je rezervni kos vključen v ceno. S hitrimi popravili se zagotovi, da v pisarnah ne prihaja do delovnih zastojev.
