E računi so postali vsakodnevna praksa poslovanja. Vsak novopečeni podjetnik se mora zato seznaniti s tem področjem, da ne bo prihajalo do kakšnih napak pri izstavljanju računov. Načeloma ne gre za nič težkega. Je pa treba poznati nekatere zakonitosti na tem področju.
Posebnost pri proračunskih uporabnikih
Če nameravate e račun izstaviti proračunskemu uporabniku, je postopek precej specifičen v primerjavi z drugimi prejemniki. Tako se morate najprej registrirati in prijaviti na UJP portalu. Da bi ga lahko uspešno uporabljali, morate za dostop pridobiti uporabniško ime in geslo. Da bi izstavljene e račune lahko podpisali, pa potrebujete tudi digitalno potrdilo.
Gotovinsko plačilo
Izstavljanje e računov je, v primeru, če pričakujete gotovinsko plačilo, možno zgolj z davčnimi blagajnami. Gre za poseben sistem vodenja računov, pri čemer se podatki o izdanih prenesejo direktno do Finančne uprave RS, ki tako lažje nadzira to področje. V tem primeru potrebujete torej posebno programsko opremo ali napravo. Zraven mora biti tudi tiskalnik za račune in predal, kamor boste shranjevali denar.
Negotovinsko plačilo
Če pa ne pričakujete gotovinskega plačila, ampak vam stranke denar nakažejo direktno na TRR, je situacija bolj ohlapna. V tem primeru se lahko sami odločite, na kakšen način boste račun izdali. Lahko tudi prek Worda ali Excela. Še bolj priporočljivo pa je, da za to uporabite poseben računovodski program, ki vas bo vodil skozi postopek in zmanjšal možnost, da bi prišlo do napak. Po drugi strani pa boste tudi lažje evidentirali vse izstavljene e račune.
Vsak e račun pa mora vsebovati nekatere obvezne podatke. Navedeni morajo biti podatki o izdajatelju in o stranki. Pisati mora, za kakšno storitev je šlo, njeno količino in cena na enoto. Vrednost se nato smiselno poveča za višino DDV-ja. Če podjetje ni zavezanec za DDV, mora biti to iz računa jasno razvidno. Na računu se tudi navede datum opravljene storitve, datum izdaje računa in datum, do katerega naj bi bil račun poravnan. Glede na specifiko posamezne storitve ke treba priložiti tudi določene priloge in dokazila.
