Izstavljanje računov glede na naslovnika

Izstavljanje računov glede na naslovnika

Samostojni podjetnik, ki se prvič poda na podjetniško pot, se mora med drugim priučiti tudi izdajanje računov. Vse skupaj je veliko lažje, če ima možnost vpogleda v primer računa, ki je v njegovi situaciji najbolj relevanten.

Če je prejemnik računa proračunski uporabnik

Podjetniki izstavljajo račune na različne načine. Metoda izstavljanja računa je odvisna predvsem od tega, kdo je stranka, ki ji podjetnik izstavi račun. Pravila so nekoliko bolj toga v primeru, če je prejemnik računa proračunski uporabnik oziroma javna uprava. Proračunskim uporabnikom je namreč račune možne izdajati zgolj prek UJP portala. Zato je v tem primeru za podjetnika relevantno, da vidi primer računa te vrste. Za uporabo UJP portala je treba najprej pridobiti kvalificirano digitalno potrdilo, ki služi elektronskemu podpisovanju računov. V nadaljevanju mora uporabnik tega portala pridobiti uporabniško ime in geslo, s katerima dostopa v sistem. Prednost tega portala je v tem, da so podatki vseh proračunskih uporabnikov že vneseni, zaradi tega je dela minimalno. Veliko podatkov se da tudi ponastaviti, kar pomeni hitrejše izstavljanje računov in manj dela.

Če je prejemnik računa fizična ali pravna oseba

Če podjetje račune izstavlja drugemu podjetju ali fizični osebi, potem je pomemben faktor pri izbiri metode izstavljanja računov v tem, če pričakuje z druge strani gotovinsko ali negotovinsko plačilo. Če naj bi bilo plačilo gotovinsko (v obliki bankovcev, kovancev, čekov ali s plačilno kartico), potem posameznik potrebuje davčno blagajno kot način za izstavljanje računov. Primer računa naj torej preveri na tak način. Davčna blagajna omogoča internetno povezavo s FURS-om, kateremu se tudi posreduje vse podatke o izdanih računih. Na tak način ima FURS pregled nad tem področjem in ga lažje nadzoruje. Nekateri se odločijo tudi za uporabo vezane knjige računov. Gre za fizični način izstavljanja računov, vendar pa je tudi v tem primeru treba podatke o računih enkrat mesečno posredovati FURS-u v elektronski obliki.

Če naj bi bilo plačilo računa negotovinsko (direktno nakazilo zneska na TRR), potem so načini izstavljanja računa bolj ohlapni. Tak račun se lahko vpiše kar v program Word ali Excel, posreduje pa se ga prek elektronske pošte. V pomoč je lahko poseben program za izdajanje računov, ki nam olajša delo.